Le projet de mise en œuvre du Système de gestion des collections Louise Hawley Stone (Louise Hawley Stone Collections Management System) a été lancé en 2015. Il avait pour objectif d’intégrer 44 bases de données des diverses collections sur une plateforme DBMS unique, robuste et flexible pour la création, la collecte, la gestion, la production de rapports, la diffusion et l’archivage des données sur les collections. À ce jour, plus de deux millions de données enregistrées sur des articles et spécimens tirés de toutes les disciplines de la conservation des domaines des arts, de la culture et de la nature du ROM ont été transférés avec succès dans la base de données de ce système de gestion. Pour une première fois dans leur histoire, les collections du ROM se trouvent dans un système centralisé auquel tout le personnel peut accéder. Cela facilite la mise en œuvre d’un large éventail d’activités muséales, notamment la recherche, l’enregistrement des données, l’archivage, le suivi de l’emplacement, la conservation des artefacts, la planification des expositions, la photographie, les droits et les reproductions et la publication en ligne.
Ce système de gestion de la base de données des collections porte le nom de l’une des plus grandes mécènes du Musée, la regrettée Louise Hawley Stone. Louise Stone était passionnée par le ROM et ses collections exceptionnelles et elle s’intéressait tout particulièrement à la documentation et à la diffusion des informations sur ces collections — leur contexte et leur histoire — à l’intention du grand public, de la communauté des chercheurs et de divers établissements et maisons d’enseignement.
« Louise Stone, dira Mark Engstrom (Ph. D.), conservateur émérite et ancien directeur adjoint du département des collections et de la recherche du ROM, savait que les collections d’envergure mondiale du ROM pourraient en elles-mêmes n’être qu’un ensemble disparate d’objets sur lesquels on garde le silence. Les informations contextuelles associées à ces articles et collections sont essentielles — aussi importantes parfois que les artefacts eux-mêmes. C’est pourquoi nous comptons sur des conservateurs pour rassembler, documenter et interpréter ces collections et pourquoi elle était si enthousiaste non seulement envers les nouvelles acquisitions et la recherche, mais aussi envers la publication de la documentation à leur sujet. »
La direction du ROM est reconnaissante au Fonds fiduciaire de bienfaisance Louise Hawley Stone (Louise Hawley Stone Charitable Trust) d’avoir généreusement soutenu cette importante initiative du Musée.