Politique de protection de la vie privée

Le Musée royal de l’Ontario (ci-après « ROM » ou « Musée ») s’engage à respecter la vie privée des visiteurs, donateurs, commanditaires, mécènes, Membres du ROM et bénévoles (ci-après les « Bienfaiteurs »). Tous les renseignements fournis sont protégés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario et de la Loi sur la protection de renseignements personnels et les documents électroniques du Canada. Le ROM souscrit aux principes de la Charte des droits des donateurs établie par l’Association of Fundraising Professionals (AFP). Le Musée prend toutes les mesures administratives et techniques raisonnables pour assurer la sécurité des renseignements personnels et son système de traitement de transactions par carte de crédit respecte les normes de l’industrie des cartes de paiement.

Principes de la politique du ROM

Le ROM apprécie la confiance que lui témoignent ses Bienfaiteurs et reconnaît que l’obligation de rendre compte et la transparence font partie intégrante du traitement des renseignements fournis par les Bienfaiteurs. Cette politique de protection de la vie privée explique comment le ROM collecte, utilise et partage les renseignements personnels fournis par les Bienfaiteurs. Dans le présent contexte, l’expression « renseignements personnels » signifie toute information relative à une personne identifiée ou identifiable. L’expression « renseignements personnels » ne s’applique pas aux données associées à une entreprise ou aux données accessibles au public. Cette politique s’applique au ROM et à tous ses fournisseurs de services. Un exemplaire de cette politique est disponible sur demande.

La collecte des données

La collecte de renseignements personnels par le ROM s’effectue lorsqu’un Bienfaiteur les fournit volontairement notamment dans les circonstances suivantes : achat de billets d’expositions, inscription à un programme, don, utilisation des réseaux sociaux du Musée, participation à un concours ou abonnement au cyberbulletin.

Exemples de renseignements personnels recueillis par le Musée :

  • coordonnées (titre de civilité, nom, fonction, adresses résidentielle, professionnelle et électronique, numéro de téléphone)
  • catégorie d’adhésion et coordonnées des deux titulaires de carte
  • nombre et genre de billets achetés (collection permanente et/ou expositions temporaires)
  • données sur la transaction (numéro de carte de crédit, date d’expiration et code de trois chiffres)
  • fréquentation du Musée et participation aux programmes
  • photos de visiteurs prises par les caméras de sécurité du Musée
  • fiche médicale des enfants inscrits aux camps et aux programmes du Musée
  • valeur des dons, commandites, subventions et cotisations des bénévoles
  • statut de bénévole (participant ou non participant)
  • âge, sexe, état matrimonial ou état de famille

Pour mieux vous servir et améliorer votre expérience, le site Web du ROM recueille des données sur ses visiteurs et a recours à des logiciels cybermétriques, y compris Google Analytics. Aucune des données recueillies à l’aide de ces logiciels ne permet au ROM d’identifier l’utilisateur de son site. Pour en apprendre davantage sur Google Analytics, cliquez ici. Le Musée collecte également des données associées aux taux d’ouverture des courriels et de clics afin de mesurer l’efficacité de ses communications électroniques.

Lors de la visite du site du Musée des « témoins » (cookies) peuvent s’installer sur votre ordinateur. Un « témoin » est un petit fichier texte au format alphanumérique déposé sur le disque dur de l’internaute par le serveur du site visité qui permet de « reconnaître » l’ordinateur lors de prochaines visites. Les témoins ne fournissent aucun renseignement sur l’adresse courriel ou l’identité de l’internaute. Les témoins ne servent aucunement à exécuter des programmes ou à propager des virus. Vous pouvez configurer votre navigateur Web pour accepter ou rejeter les témoins. Il est cependant à noter que la désactivation des témoins peut réduire ou empêcher l’accessibilité aux services proposés par le site.

Le ROM a parfois recours à des tiers pour recueillir des données à des fins strictement publicitaires. Toutes les données sont anonymes : elles ne vous identifient pas personnellement et nous n’avons pas accès aux renseignements personnels des visiteurs individuels. Ces tiers comprennent, entre autres, Facebook et Twitter. Vous pouvez limiter l’accès à vos données personnelles en réglant les paramètres de confidentialité de votre navigateur.

Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis servent aux fins suivantes :

  • communiquer avec les Bienfaiteurs pour les tenir au courant des expositions, programmes, événements, forfaits, campagnes de financement et autres initiatives spéciales
  • communiquer avec les visiteurs au sujet de leur expérience au ROM
  • communiquer avec les Bienfaiteurs pour faire valoir les avantages de devenir membre du ROM, traiter les demandes d’adhésion et renouveler les abonnements
  • communiquer avec les Bienfaiteurs pour leur faire part des campagnes de financement du ROM et effectuer le suivi nécessaire en matière de dons, de commandites ou de subventions
  • communiquer avec les Bienfaiteurs pour leur annoncer la vente de billets pour une levée de fonds, traiter les achats de billets et les inscriptions
  • communiquer avec les Bienfaiteurs pour faire valoir les mérites du bénévolat et procéder à l’inscription des personnes intéressées
  • maintenir une solide base de données des membres actuels et passés du ROM
  • faire suite aux demandes de renseignements sur les programmes et activités du ROM

Les Bienfaiteurs qui ne souhaitent pas recevoir des communications du Musée sont priés de communiquer avec la responsable de la protection de la vie privée du ROM dont les coordonnées figurent sous la rubrique « Nous joindre ».

Partage des renseignements personnels

Le ROM et la Fondation du Musée royal de l’Ontario (ci-après « Fondation ») sont investis d’une même mission. Le Musée partage certains renseignements personnels sur les Bienfaiteurs (titre de civilité, nom, fonction, adresses résidentielle, professionnelle et électronique, numéro de téléphone) avec la Fondation afin qu’elle puisse communiquer avec eux pour sonder leur intérêt à devenir membres ou donateurs du ROM ou de la Fondation. Le ROM et la Fondation ont conclu une entente de partage et de protection des données en vertu de laquelle la Fondation s’engage à assurer la confidentialité des renseignements personnels des Bienfaiteurs et à respecter la politique de protection de la vie privée du ROM ainsi que toutes les lois applicables.

Dans certains cas, le ROM fait appel à des fournisseurs de services tiers pour des raisons pratiques et de rapport coût-efficacité. Parmi ces services, figurent, sans s’y limiter, les suivants :

  • traitement des transactions par carte de crédit
  • analyse de la base de données
  • collectes de fonds par téléphone
  • mise à jour de la base de données

Dans tous les cas, les tiers s’engagent par contrat à respecter la politique de protection de la vie privée du ROM ainsi que toutes les lois applicables et à assurer la confidentialité des renseignements personnels fournis par le Musée. En vertu de leurs contrats, les tiers s’engagent à prendre des mesures raisonnables pour assurer la sécurité des renseignements personnels qui leur sont fournis et de les détruire une fois les services rendus. Le partage des renseignements personnels entre le ROM et les tiers s’effectue selon le protocole FTP protégé par mot de passe.

Si un membre du Musée y consent, le ROM peut partager ses coordonnées avec d’autres organismes sans but lucratif. Dans de tels cas, le ROM partage les coordonnées du membre avec une agence de publipostage. Le fournisseur de services tiers communique avec le membre du ROM au nom de l’autre organisme sans but lucratif, lequel ne reçoit les coordonnées du membre du ROM que si ce dernier ou cette dernière entre en communication avec lui. Dans tous les cas, l’agence de publipostage s’engage par contrat à respecter la politique de protection de la vie privée du ROM ainsi que toutes les lois applicables et à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont fournis par le ROM.

Le ROM recueille des renseignements médicaux précis sur les enfants participant à ses camps et programmes. Ces renseignements servent uniquement à offrir à chaque participant.e une expérience optimale, à répondre aux besoins d’intégration et à gérer des urgences médicales. Le ROM ne partage pas ces renseignements personnels avec des tiers, sauf (i) si la loi l’exige ou (ii) dans le cas d’une urgence médicale où la divulgation des renseignements se limite au personnel médical et aux policiers.

Soucieux d’assurer la sécurité des visiteurs, ainsi que des artéfacts et objets dans ses collections, le ROM a installé des caméras de sécurité partout dans le musée. Les images provenant de ces caméras servent à des fins de sécurité, de prévention des pertes et d’enquêtes sur les incidents. En outre, le ROM peut partager ces images avec des policiers dans le cadre d’une enquête criminelle.

Le ROM ne vend ni ne loue sa liste de Bienfaiteurs à aucun organisme.

Consentement

Lorsqu’un Bienfaiteur fournit des renseignements personnels au ROM, il ou elle consent à ce que le ROM collecte, utilise et divulgue ces renseignements conformément à la présente politique de la protection de la vie privée. Un Bienfaiteur peut refuser ou retirer son consentement en matière de la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels en tout temps en communiquant avec la responsable de la protection de la vie privée du ROM dont les coordonnées figurent sous la rubrique « Nous joindre ». Les demandes de retrait de consentement sont traitées promptement.

Conservation des renseignements personnels

Le ROM conserve les renseignements personnels le temps nécessaire pour satisfaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et respecter les lois applicables. Dès que les renseignements ne sont plus (i) requis ou pertinents aux fins précisées, (ii) aux fins de la loi ou (iii) aux fins de permettre au ROM de maintenir une base de données robuste des membres actuels et passés du Musée, le ROM prendra les mesures pour les supprimer, les détruire, les effacer, les agréger ou les rendre anonymes. Le ROM recourt à des pratiques commerciales raisonnables pour prendre des mesures appropriées pour la conservation et de destruction des dossiers en matière des renseignements personnels qui lui sont fournis.

Exactitude et accès

Le ROM prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels des Bienfaiteurs sont exacts, complets et à jour. Le ROM remercie les Bienfaiteurs de contribuer à cette exactitude en communiquant tout changement devant être apporté à leurs renseignements personnels à la responsable de la protection de la vie privée du ROM dont les coordonnées figurent sous la rubrique « Nous joindre ».

Les Bienfaiteurs ont accès aux renseignements personnels que le ROM détient à leur sujet. Pour recevoir une copie de votre dossier, veuillez communiquer avec le Musée. Le ROM prendra des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant d’accorder l’accès à votre dossier ou d’y apporter des changements. En outre, votre droit à accéder à vos renseignements personnels ou à les modifier est sujet à certaines restrictions légales.

Enfants de moins de 13 ans

Les enfants ne devraient utiliser le site Web du ROM qu’avec le consentement de leur père, mère, tuteur ou tutrice (ci-après « parent/tuteur ». Surtout, les enfants de moins de 13 ans ne devraient fournir de renseignements personnels au ROM qu’avec le consentement d’un parent/tuteur. Le ROM ne collecte pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 13 ans. Si un parent/tuteur apprend que son enfant de moins de 13 ans a fourni des renseignements personnels au ROM sans son consentement, il ou elle devrait immédiatement communiquer avec la responsable de la protection de la vie privée dont les coordonnées figurent sous la rubrique « Nous joindre », afin que ces données soient retirées de la base de données du Musée.

Nous joindre

La responsable de la protection de la vie privée du ROM travaille en étroite collaboration avec le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection

de la vie privée de la Fondation afin de respecter les principes et politiques d’Imagine Canada, de la Loi sur la protection de renseignements personnels et les documents électroniques du Canada et de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario.

Pour toutes questions sur les pratiques du ROM en matière de protection de la vie privée, pour consulter vos renseignements personnels ou y apporter un changement, ou pour que le ROM cesse de communiquer avec vous, veuillez vous adresser à la responsable de la protection de la vie privée :

Musée royal de l’Ontario ROM
Attention : Susan Fruchter, responsable de la protection de la vie privée
100 Queen’s Park
Toronto (ON), M6S 2C6
416.586.5661
privacy@rom.on.ca

Modifications de la présente politique

Le ROM se réserve le droit d’apporter des modifications à sa politique de protection de la vie privée. Nous vous invitons à la consulter régulièrement pour vous tenir au courant de la mise à jour de nos pratiques en la matière. La date des dernières modifications apportées à la politique de protection de la vie privée du ROM apparaît au bas de la page.

 

Dernière modification effectuée le 5 mai 2020.