Acquisitions
& Prêts
A propos de
Le Service du registrariat travaille en collaboration avec le service de la conservation en ce qui a trait aux transactions visant les œuvres et spécimens dans la collection du Musée, notamment les acquisitions, les prêts et les demandes de subvention et d’attestation présentées à la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels. Nous rédigeons et négocions les contrats de droits d’auteur se rapportant aux acquisitions et aux prêts. Nous procédons à l’examen de tous les objets (prêts, emprunts, expositions) et effectuons les constats d’état. À titre de membres de l’équipe des expositions phares, nous agissons à titre d’intervenants principaux auprès de l’établissement prêteur. Nous négocions les ententes ainsi que les contrats d’assurance, d’indemnisation et d’insaisissabilité, prévus par le gouvernement, pour tous les objets empruntés par le Musée. Nous assurons la liaison avec les conservateurs, la haute direction, les comités du conseil d’administration, les donateurs, les prêteurs et les emprunteurs afin d’assurer la coordination efficace des transactions.
En tant que responsable de la coordination et des renseignements, le Service du registrariat assure la gestion de la base de données des collections, de la documentation des ententes et des transferts de titre, ainsi que des programmes d’assurance des vastes collections du Musée. Le Service du registrariat veille à la protection des intérêts du Musée et à l’atténuation des risques associés aux objets et au ROM.
Registration Department
Royal Ontario Museum
100 Queen’s Park
Toronto, Ontario
M5S 2C6
Tél. : 416 586-5670
Fax : 416 586-5668
Courriel : registration@rom.on.ca
Politique de prêt
Le ROM (Musée royal de l’Ontario) participe à part entière à un programme de prêts national et international dynamique. Assurer le rayonnement des collections du ROM au Canada et à l’international fait partie intégrante de la mission du Musée.
Le ROM accepte les demandes de prêts provenant d’institutions culturelles reconnues au Canada et à l’étranger. Toutes les demandes doivent être approuvées conformément à la politique du ROM.
Politique
Toute demande de prêt doit être soumise par écrit sur papier à en-tête à l’attention du directeur général du Musée royal de l’Ontario, 100 Queen’s Park, Toronto, Ontario, M5S 2C6 ou director@rom.on.ca.
La demande doit inclure les informations suivantes :
- Titre et dates de l’exposition ; dates prévues pour le prêt
- Description de l’exposition et contribution des objets à la thèse de l’exposition ; s’il ne s’agit pas d’une exposition, expliquer les raisons de la demande
- Liste des objets demandés accompagnés de leurs numéros d’accession ; consulter la collection en ligne du ROM (en anglais) pour les numéros d’acquisition ou contacter registration@rom.on.ca
- Les coordonnées du coordinateur des prêts ou du représentant de l’emprunteur
- Une copie récente (moins de 2 ans) du rapport normalisé des installations de l’emprunteur
Dans le cas de moins de dix (10) objets, les demandes doivent être soumises au moins douze (12) mois avant la date prévue de l’exposition.
Dans le cas de plus de dix (10) objets, les demandes doivent être soumises au moins dix-huit (18) mois avant la date prévue de l’exposition.
Dans le cas où la demande n’est pas reçue dans les délais indiqués, l’octroi du prêt n’est pas assuré et des coûts supplémentaires s’appliquent.
L’emprunteur doit prendre à sa charge tous les coûts associés au prêt qui peuvent inclure, sans s’y limiter, l’emballage, l’encaissage, la restauration, l’encadrement, le montage, la photographie, l’expédition, les assurances, les frais d’administration et les coûts supplémentaires.
Frais d’administration
Institutions canadiennes : 125 $ pour le premier objet et 75 $ pour chaque objet additionnel
Institutions internationales : 250 $ par objet
Coûts additionnels
(s’appliquent lorsque la demande est reçue moins de 12 mois à l’avance pour moins de 10 objets et de 18 mois à l’avance pour plus de 10 objets)
Institutions canadiennes : 250 $ par objet
Institutions internationales : 500 $ par objet
En cas d’annulation de la demande, des frais de 150 $ par objet peuvent également être exigés. Ces frais s’ajouteront aux coûts encourus par le ROM dans le cadre du processus d’examen de la demande.
Dès que le ROM reçoit une demande, il en accuse réception. Un membre de l’équipe du registrariat travaille en étroite collaboration avec l’établissement emprunteur pour déterminer les conditions du prêt et les exigences associées aux objets, et assure le suivi pour obtenir tout renseignement pertinent.
Toutes les demandes de prêt sont évaluées à l’interne en fonction des critères suivants : disponibilité et état des œuvres sollicités ; leur pertinence dans le cadre du projet proposé ; et leur capacité à résister au transport, à la manipulation et à l’exposition. La scénographie, les conditions ambiantes, la couverture d’assurance, les mesures de sécurité et la conception des vitrines font également partie de l’évaluation. Une immunité de saisie peut être requise dans certaines circonstances.
L’institution qui emprunte sera avisée par écrit de la décision concernant sa demande de prêt. Si la demande est acceptée, un accord de prêt officiel sera établi entre le ROM et l’établissement emprunteur.
